La pandemia nos enseñó dos cosas: A laborar sin depender de una impresora sea esta grande, mediana o pequeña y a volvernos digital y electrónicamente activos, ¡es en este momento donde nace una pregunta importante para cada uno de nosotros!, ¿ya no usaremos impresión en nuestras oficinas?
La respuesta es incierta debido a que la gestión de impresión estuvo atada como servicio a los diferentes tipos de empresas del mercado, esto implicó que más del 90% de los documentos tengan que ser impresos, manejando hasta tres copias o más, sin seguridades establecidas para el control de la información que se manejaba, generando un desperdicio de hojas y afectación al medio ambiente.
El material comercial como promocionales, invitaciones, correos, etc., continúa con tendencia a la baja, así como la mayoría de las publicaciones impresas (diarios, revistas, catálogos, etc.), esto desde luego, obligaba a desarrollar un nuevo enfoque por parte de los proveedores tradicionales de servicios de impresión.
Pero sin aviso previo y en un abrir y cerrar de ojos, cada uno de nosotros nos vimos obligados a realizar nuestras tareas cotidianas por medio del teletrabajo, ocasionando que los volúmenes de impresión se vean afectados en porcentajes muy altos, teniendo la imperiosa necesidad de reducir equipos de impresión y en muchas ocasiones la cancelación del servicio en las empresas e instituciones públicas y privadas.
En esta instancia probablemente sería demasiado pronto para pensar en una recuperación, pero es necesario tener una estrategia definida para reactivar la economía de las empresas. Una vez que se reanuden las operaciones y el trabajo normal, necesitaremos estar preparados para desastres futuros. Por esto, las tecnologías de comunicación y colaboración documental son herramientas vitales con las cuales las organizaciones serán relevantes y podrán transformar negocios mediante el uso de herramientas versátiles en el manejo de documentos (equipos multifuncionales), siendo las aplicaciones de gestión de contenidos (ECM’s), procesos y flujos un punto de inicio para incursionar en el mundo documental digital.
Es imprescindible por lo tanto empezar a pensar en la evolución de la impresión ya no como simples máquinas de papel con información estampada, sino como equipos que ayuden a los usuarios finales a cumplir procesos, a ser el puente entre la documentación física y los gestores de contenido o gestores documentales, a incorporar botones inteligentes que simplifiquen tareas manuales repetitivas con errores cotidianos, pero además entender cómo las personas reaccionarán ante estos cambios y cómo podemos involucrarnos no solo como un servicio tradicional de impresión, sino como una integradora de soluciones de manejo inteligente de documentos.
En conclusión, la evolución de la impresión como parte integral del ciclo documental vendrá acompañado de nuevos socios de cambio, consultorías de archivo físico, gestores documentales, integraciones, equipos para escaneo y sobre todo un servicio con personal que genere una experiencia única en el espacio documental.
Si quieres ser parte de este cambio y te interesa saber cómo Akros está evolucionando en el manejo inteligente de documentos sigue nuestras redes sociales y descubre lo que está por venir.
